Van flexpool naar ZZP-community

In deze blog wordt aan de hand van 3 praktijkvoorbeelden aangegeven wat het belang is voor uw organisatie om te beschikken over een eigen externe flexpool of ZZP-community. Aan de hand van deze voorbeelden wordt uitgelegd wat de verschillen tussen beiden zijn. Ook wordt een fasering aangebracht waarin deze verschillen zichtbaar worden.

Flexpools en ZZP-community’s

Flexpools en ZZP-community’s zijn er al volop. Die bestaan nu grotendeels uit ZZP’ers, die zich verenigen via het internet op allerlei sites omdat ze dan samen sterker staan in economisch gure tijden en van elkaar kunnen leren. Er komen nog wekelijks nieuwe bij, zeker nu het aantal ZZP’ers blijft stijgen. Sommige worden beheerd door een bureau, sommige door iemand uit de community zelf. ‘Cloud’ of ‘zwerm’ kom je ook tegen als naam voor dit soort groepen.

In deze blog bedoelen we met externe flexpool of ZZP-community eentje die speciaal is opgericht door een bedrijf of een overheidsorganisatie omdat men vanwege verschillende motieven behoefte heeft aan snel inzetbare kwalitatief goed extern personeel (meestal ZZP’ers). Een dergelijke community heeft dan die vorm, omvang en kwaliteit waar de organisatie behoefte aan heeft.

Er worden afspraken op maat gemaakt tussen de organisatie en de deelnemers van de community. Toetreding tot de community is geheel afhankelijk van de instemming van de community-eigenaar. Deze ziet erop toe dat een nieuwe toetreder geheel voldoet aan de gestelde eisen, ervaring of bereidheid om bepaalde verplichtingen aan te gaan.

Minder meetbaar zijn de eisen die worden gesteld aan de persoonlijkheid en de persoonlijke vaardigheden. Nieuwe deelnemers moeten ook passen bij de cultuur van de organisatie, een ‘leuk’ mens zijn en soms ook passen bij de andere deelnemers in de community. En dat alles geheel op maat conform de community-eigenaar.

Zo kennen we voorbeelden die regelen dat community-deelnemers bepaalde diploma’s moeten hebben, maar ook periodiek hun beroepsvaardigheid moeten bijwerken.

De intensiteit van de relatie tussen de organisatie en de leden van de community

Aan de hand van 3 voorbeelden kunnen we een logische indeling maken aan de hand van de intensiteit van de relatie tussen de organisatie en de leden van de community. Deze indeling is ook te gebruiken als een fasering voor de groei van flexpool naar community.
Deze fasering noem ik:
Fase 1 Halen & brengen
Fase 2 Synergie
Fase 3 Symbiose

Fase 1

In de 1e fase wordt de flexpool eigenlijk alleen gebruikt voor de directe aanleiding: de snelle behoefte aan externe deskundigheid of handen. De organisatie doet bij ‘piek en ziek’ een beroep op de flexpool. Iemand krijgt de opdracht, doet zijn werk en zodra de klus is geklaard, verdwijnt hij weer met achterlating van zijn bijgewerkte gegevens in de pool.
In deze fase kan niet worden gesproken van een community.

De flexibele schil van Kaak Nederland B.V. te Terborg

Kaak Nederland b.v. en het Achterhoekse Terborg zijn al meer dan 100 jaar met elkaar verbonden.
Destijds gestart als kleinschalig producent van bakblikken, is het familiebedrijf Kaak uitgegroeid tot een multinational met vestigingen in Nederland, Duitsland, Engeland, Italie en Frankrijk. Deze bedrijven vormen gezamenlijk de Kaak Groep, wereldwijd één van de belangrijkste leveranciers van complete productielijnen en automatiseringen voor de industriële bakkerijbranche. De Kaak Groep ontwikkelt, produceert en installeert machines en systemen voor alle processen “van silo tot truck”. Voor de Kaak Groep zijn ca. 700 mensen werkzaam, waarvan 350 bij Kaak Nederland b.v. in Terborg.

Net als voor soortgelijke organisaties in de regio, wordt het vinden van voldoende gekwalificeerd (technisch) personeel op alle niveaus, ook voor Kaak steeds moeilijker. De laatste jaren heeft Kaak doorlopend vacatures en dat zal in de toekomst alleen maar toenemen. De vijver waaruit met z’n allen wordt gevist, wordt namelijk steeds kleiner. Kaak probeert een steentje bij te dragen aan oplossingen, o.a. door een nauwe samenwerking met diverse opleidingsinstituten en het sponsoren van opleidingen en technieklokalen.

Tevens nodigt Kaak de laatste jaren met regelmaat scholieren en studenten, van basisschool tot universiteit, uit voor een bezoek aan het bedrijf, om de leerlingen kennis te laten maken met techniek. Deze activiteiten gaan gepaard met een relatief lage investering in verhouding tot de opbrengst. Onlangs heeft Kaak een open dag georganiseerd, waar ook andere geïnteresseerden een kijkje konden nemen in de organisatie. De open dag trok maar liefst 3.200 bezoekers!

Kaak Nederland BV beschikt over een (vaste) flexibele schil, om o.a. voldoende snel in te kunnen spelen op de wisselende behoefte aan (technisch) personeel. De flexibele schil wordt beheerd door Jürgen van Aalst, hoofd P&O en varieert van 10-30% van het totale personeelsbestand en bestaat naast uitzendkrachten en gedetacheerden ook uit een aantal ZZP’ers. Om in deze flexibele schil te kunnen voorzien, werkt Kaak samen met een groot aantal uitzend- en detacheringsbureaus.

Het voordeel van het vaste flexibele personeelsbestand is dat bij noodzakelijke extra capaciteit, deze personen de organisatie en de werkzaamheden dan al kennen.

Kaak, een familiebedrijf en multinational ineen, is ook aantrekkelijk als werkgever door o.a. goede primaire- en secundaire arbeidsvoorwaarden en voldoende ontwikkelingsmogelijkheden in de vorm van o.a. opleiding en training (voor zowel werknemers als ingeleende krachten!).

Fase 2

In de 2e fase worden de deelnemers ook betrokken bij de organisatie als er geen opdracht voor hen is. Zo kunnen deelnemers bijvoorbeeld elk kwartaal een uitnodiging tegemoet zien om bij te praten met elkaar over hoe het gaat met de organisatie, over de ontwikkelingen op de markt en de deelnemers zelf. Hierdoor leren de pool -deelnemers ook elkaar kennen en ontstaan er mogelijk ook synergetische voordelen. Er kunnen tijdens de bijeenkomsten ideeën ontstaan voor product- of procesverbeteringen, voor ontwikkelingen op de markt die vervolgens samen met de pool kunnen worden aangepakt. In deze fase kunnen we zowel spreken over een pool als over een community.

De flexpool van het Instituut voor Veiligheid & Milieu (IVM)

Het IVM is een bedrijf dat al 20 jaar deskundigheid levert op het gebied van arbeidsveiligheid, brandveiligheid en bedrijfshulpverlening. Met ruim 95 medewerkers verspreid over het hoofdkantoor in Coevorden en een aantal opleidingslocaties door heel Nederland, worden er dagelijks adviezen gegeven, veiligheidsmedewerkers gedetacheerd  en trainingen en cursussen verzorgd bij vele soorten organisaties.

Het IVM kent een duidelijk seizoenspatroon in de opdrachten, waardoor men een sterk wisselende behoefte heeft aan direct inzetbare knowhow. Daarom heeft men een aantal jaren geleden een flexpool opgezet in eigen beheer. Deze pool bestaat uit 50 personen, zodat de hele organisatie voor 1/3 uit flexwerkers bestaat. Het aantal poolkrachten groeit nog steeds en bestaat uit een combinatie van ZZP’ers en mensen met een garantie-urencontract. Qua expertise bestaat de pool uit brandwachten, uit instructeurs en uit veiligheidsdeskundigen.

Voorafgaande aan de toelating wordt iedereen gescreend, met name of de verplichte scholing wel is gevolgd en of de diploma’s en certificaten in orde zijn. De ZZP’ers moeten tevens hun VAR-verklaring kunnen overhandigen.
Met de ZZP’ers worden indien mogelijk, per functie dezelfde prijsafspraken gemaakt. Voor adviestrajecten is dit meer maatwerk, omdat hier veel niveau- en ervaringsverschillen in kunnen zitten. Per opdracht worden er financiële afspraken gemaakt binnen een door IVM bepaald kader.

De mensen in de pool leren elkaar onderling ook kennen tijdens de speciale bijeenkomsten waar ze met zijn allen een paar keer per jaar voor worden uitgenodigd. Maar ook doordat men samen op een opdracht zit en moet samenwerken. Er wordt door het IVM geen gebruik gemaakt van speciale software waarmee de flexkrachten hun eigen gegevens kunnen bijwerken of digitale contacten met elkaar kunnen onderhouden. De spin in het web is het hoofd P&O van het IVM, Wilma Louissen. Zij beheert de flexpool en peinst er niet over om het beheer ervan uit te besteden aan een externe partij.
Daarvoor is het te belangrijk (voor IVM) en te leuk om te doen (voor haarzelf), zo stelt ze.

Ook de projectleiders van het IVM die optreden als opdrachtgever voor de flexkrachten, zijn tevreden over de geboden kwaliteit en flexibiliteit. Het komt zelden voor dat er gedwongen afscheid wordt genomen van een van de flexkrachten, het natuurlijke verloop is nagenoeg nihil. Wel wordt elke opdracht geëvalueerd om de kwaliteit van de flexkrachten te volgen.

Ook de flexkrachten zelf zijn tevreden over de verkregen opdrachten en werkzaamheden, zo is de indruk van Wilma (alhoewel er nooit expliciet onderzoek naar is verricht). Maar naast interessant werk met een zekere continuïteit, genieten de flexwerkers ook andere voordelen, zoals korting op het volgen van cursussen die voor het vak belangrijk zijn. En vanaf 2011 mogen ze zelfs lid worden van de personeelsvereniging als nieuwe stap op weg naar integratie met de vaste medewerkers.

Fase 3

In de 3e fase ligt het hoogste te bereiken doel: een bloeiende community, waarbij zowel de organisatie als de individuele leden volop profiteren van het bestaan ervan.
De onderlinge contacten zijn intensiever geworden omdat men elkaar persoonlijk goed kent en heeft leren waarderen. De onderlinge contacten gaan ook niet meer alleen over de opdrachten of over de organisatie, maar kunnen ook andere onderwerpen betreffen, zoals het op peil houden van de kennis en competenties of het inspelen op nieuwe marktontwikkelingen.

De organisatie profiteert van alle externe ideeën, expertise en creativiteit, en de deelnemers profiteren van de continuïteit van de organisatie, het platform waar ze op terug kunnen vallen dat hen ook een flex-werkplek biedt als er geen opdracht is, waar ze binnen kunnen lopen voor een kop koffie of een lunch.
Een -wat overdreven gesteld- symbiotische relatie. De banden over en weer zijn zo aangetrokken dat het uit elkaar gaan bijna niet voor komt.

Als ik uit mijn eigen ervaring put en om me heen kijk, dan zitten verreweg de meeste pools nog in fase 1. Er wordt vaak gepraat over fase 2 community’s maar het blijkt in de praktijk lastig voor veel organisaties om regelmatig in contact te treden met de externe pool. Vaak stoppen de uitnodigingen voor een bijeenkomst na een aantal keren en dan zakt men weer terug naar fase 1.
Fase 3 community’s ben ik maar weinig tegengekomen. De Communicatiepool van het Ministerie van Algemene zaken behoort er zeker toe.

De Communicatie-pool van de Rijksoverheid

De afdelingen Communicatie van alle Ministeries in Den Haag beschikken sinds 1,5 jaar over één gezamenlijke flexpool, bestaande uit 40 externe strategische en tactische communicatie-adviseurs en woordvoerders. Na een succesvol pilot-jaar is deze formule nu definitief ingevoerd. Het Ministerie van Algemene Zaken beheert de communicatie-pool.

De aanleiding was dat er in het verleden regelmatig behoefte was aan extra menskracht en know-how (vanwege ‘piek & ziek’), maar de afslankende overheid wilde hiervoor geen extra communicatie-ambtenaren aanstellen. Ook wilde men geen externe beheerder of een extern bemiddelingsbureau inschakelen, maar zelf de regie en uitvoering houden.

Marion Petit van het Ministerie van AZ was projectleider om de externe pool op te zetten. Via een tweetal aanbestedingen is de vraag uitgezet naar zzp’ers die voldoende bereid en bekwaam waren om de Ministeries te helpen indien nodig.

Bij de selectie is vooral gelet op relevante ervaring en opleiding. De ervaring moest worden aangetoond met relevante opdrachten en referenties. Maar ook werd er op gelet of de kandidaten bereid waren om niet alleen maar opdrachten te komen halen, maar ook om hun kennis en ervaring actief in te zetten bijvoorbeeld door aanwezig te zijn bij bijeenkomsten van de flexpool. Hier wordt verder aan de ontwikkeling en professionalisering gewerkt bijvoorbeeld met groepsintervisie.

Indien een kandidaat aan alle eisen voldoet en ook een geschikte persoon(lijkheid) is, dan wordt er met hem/haar een standaard raamcontract getekend met vaste tariefafspraken. Het raamcontract en de tarieven zijn voor alle zzp’ers identiek.

Zodra er behoefte ontstaat bij een Ministerie aan tijdelijke ondersteuning wordt de klantbeheerder van AZ gebeld. Deze gaat op zoek naar die kandidaat in de pool met het juiste profiel die ook op dat moment beschikbaar is. Er wordt altijd maar 1 kandidaat voorgedragen.

Deze kandidaat wordt vervolgens in contact gebracht met de aanvrager en vervolgens worden de contractuele en werkafspraken tussen aanvrager en zzp’er gemaakt volgens het standaard contract.
Hierdoor kan de juiste kandidaat vaak al na 1 week aan de slag. Bij het einde van de opdracht wordt eea geëvalueerd door de klantbeheerder.

Om te voorkomen dat er te vaste relaties ontstaan tussen opdrachtgever en ZZP’er wordt er vaak na een half tot een jaar gewisseld met een andere zzp’er uit de pool, als er nog behoefte is aan extra ondersteuning. Dit voorkomt ook problemen met het ontstaan van verkapte dienstverbanden.
Er zijn nu al tientallen opdrachten via de communicatiepool uitgevoerd. De poolers zelf zijn zeer tevreden, er is geen verloop door ontevreden kandidaten. Aan de andere kant zijn ook de opdrachtgevers tevreden over de geboden kwaliteit en flexibiliteit.

Er wordt gebruik gemaakt van een softwarepakket van Tangram om de pool digitaal te beheren. Kandidaten kunnen  zelf hun profiel bijhouden via de klantbeheerder. Onderlinge digitale contacten via Tangram zijn niet mogelijk maar er zijn wel contacten via Linkedin. Onderlinge persoonlijke contacten zijn er inmiddels ook ontstaan, omdat de kandidaten elkaar na 1,5 jaar goed hebben leren kennen tijdens en buiten de gezamenlijke bijeenkomsten om.

Ik denk dat het voor menige organisatie gaan beheren van een groep van externe, maar betrokken en geschikte medewerkers, een effectief middel is om in de komende jaren te blijven beschikken over extern inzetbaar personeel. Niet alleen voor piek&ziek en continuïteit, maar ook voor flexibiliteit, kwaliteitsverbetering en innovatief vermogen.

Ik raad u aan om ook na te denken of het oprichten van uw eigen flexpool een middel is tegen de komende krapte op de arbeidsmarkt. En ook welke fase en doelen u hiermee wilt bereiken. Indien u al beschikt over een eigen flexpool, dan is het wellicht nuttig om te kijken hoe u hiervan een bloeiende(r) ZZP-community kunt maken!

Het is interessant als er door de lezers meer voorbeelden worden aangedragen van succesvolle bloeiende community’s. Dan kom ik hierop terug in een volgende blog.

Mark Bassie, Symiongeassocieerde

Symion, Professionals in Talent

Comments are closed.