Projectmatig werken is ‘ondernemen’

Ooit, in de jaren ’60 van de vorige eeuw is ‘projectmatig werken’ uitgevonden. Deze manier van werken was hét antwoord om complexe (civieltechnische) vraagstukken efficiënt aan te pakken. Sinds die tijd heeft deze manier van werken pieken en dalen in de belangstelling gekend. Af en toe was het een hype, soms werd het als methode afgedaan. Nieuwe vormen borduurden voort op het oude principe: Prince 2, Agile, Scrum…… Allemaal varianten op hetzelfde thema. In mijn jarenlange ervaring als trainer heb ik alle varianten zien komen en gaan. Toch blijft de essentie hetzelfde: een complex vraagstuk in korte tijd oplossen met een voor die gelegenheid tijdelijk samengesteld multidisciplinair team.

Uitdaging
En dan komt het! In korte tijd, vaak met beperkte middelen betekent dat er uiterst efficiënt moet worden gewerkt. Maar, omdat het een complex (uniek) vraagstuk betreft, kun je niet terugvallen op routine. Je moet de oplossing nog ‘uitvinden’. Dat stelt de projectgroep voor een flinke uitdaging.
De projectleider, die de opdracht heeft aangenomen, zal dit team zodanig moeten leiden dat het gewenste resultaat binnen het gestelde budget en tijd wordt gehaald. Dit vraagt hogere leiderschapskunde. De projectleider kan veelal niet terugvallen op ‘positiemacht’ en zal op basis van vernuftige leiderschapskwaliteiten het team tot excelleren moeten brengen. Eén troost: het is te leren!

Bureaucratie
Een bekende valkuil, die ik regelmatig tegenkom, is dat organisaties de ‘methode van werken’ gedetailleerd gaan beschrijven. Ik zie veel ‘Handboeken Projectmatig werken’, waarin per fase staat beschreven wat er precies moet gebeuren, welke (beslis)documenten moeten worden ingevuld, etc. Dergelijke handboeken kennen soms wel meer dan 60 pagina’s. Sommige managers geloven serieus dat deze handboeken ook nog worden gebruikt! Dergelijke handboeken werken contraproductief. De hoeveelheid richtlijnen en documenten is zo groot en zo complex, dat ze alleen maar zorgen voor meer verwarring. Mijn advies: stop daarmee en leg alleen het hoogstnoodzakelijke vast.

Zachte kant
Om projecten echt tot een succes te maken is meer nodig dan een goede ‘methodiek’. Het verschil tussen een geslaagd en een mislukt project hangt veel meer af van de competenties van de projectleider en de samenwerking binnen het team. Een goede projectleider is als een ondernemer. Een projectteam is in feite een mini-organisatie. Een organisatie in een omgeving waaruit kapitaal en mensen gerekruteerd moeten worden. Waarin de opdrachtgever de ‘markt’ is en waarbij de projectleider de volledige verantwoordelijkheid voor het succes van zijn eigen organisatie draagt. De projectleider richt zijn processen in, werft personeel, regelt randvoorwaarden, monitort de bedrijfsvoering en legt verantwoording af bij de commissarissen/aandeelhouders: de stuurgroep. Hij/zij stimuleert, motiveert, corrigeert, masseert, faciliteert, inspireert, stelt grenzen, geeft opdrachten, plant en rekent. De projectleider is een ‘manus van alles’, een integraal manager in het klein. Omdat hij zo goed is in de bedrijfsvoering, hindert het wanneer hij de specialist is op inhoud. Dat leidt zo af, dat het proces vastloopt. De harde werkelijkheid is dat de zachte kant het succes bepaalt.

Ondernemerschap
Een projectteam is dus eigenlijk een minionderneming met alle vraagstukken die grote ondernemingen ook hebben. Een goede projectleider gedraagt zich dan ook als een ondernemer die het als een sport ziet met zo weinig mogelijk middelen een zo hoog mogelijk resultaat te halen. Die creatief zoekt naar nog betere, goedkopere oplossingen, geholpen door een betrokken, meedenkend team.

Eigenlijk is dit een ideale leerschool voor mensen die de droom hebben zelfstandig ondernemer te worden. Of leidinggevende op structurele basis en daarin samen met andere leidinggevenden de organisatie te laten excelleren. Wat mij betreft mag dat de reden zijn om projectmatig werken tot hernieuwde ‘hype’ te maken. Er valt nog heel wat te leren op dit vlak….

Het is te riskant (veelbelovende) medewerkers zo maar in het diepe te gooien. Goed (project)leiderschap is een complexe vaardigheid waarvoor meerdere competentiesontwikkeld moeten zijn. Dat vraagt een goede scholing en begeleiding. Wat ze moeten leren en hoe dit in jouw specifieke situatie het beste kan is altijd maatwerk. Ik kom graag een keer langs om met een kop koffie hierover te spreken. Mail , bel, of app gerust: jan.boekestijn@symion.nl, 06 44264418.

 

 

 

Jan Boekestijn

Comments are closed.