Online Personeelshandboek (2)

Wat zijn de voordelen van een personeelshandboek?

In mijn vorige blog over het personeelshandboek heb ik vooral aandacht besteed aan hoe handig en veel betekenend deze digitale kennisbron kan zijn. Tevens is kort beschreven dat het handboek bedrijfsgebonden kan worden gemaakt. Maar buiten dit om, wat zijn dan precies de voordelen van zo’n digitale kennisbron?

Ik was erg onder de indruk geraakt van de mogelijkheden en heb het daarom aan Wiets Lysen, managing partner van Symion, gevraagd.

Je blijft actueel

Wiets vertelt graag met veel enthousiasme over zijn kindje, het personeelshandboek. Bij de vraag wat de voordelen van deze digitale kennisbron zijn, spatte het vuur er van af. Organisaties zijn namelijk veel tijd kwijt aan het opstellen en organiseren van eigen regelgevingen.

Wiets: -“Organisaties lopen vaak aan tegen het feit dat ze op de hoogte moeten blijven van actuele wet- en regelgevingen. Het kost tijd en vaak wordt het ook vergeten”.

-“Via het handboek loop je weinig tot geen kans op dat je mogelijk wetten en regels vergeet. Organisaties hoeven zo niet meer te bekommeren om zaken of situaties die hun niet liggen. Een organisatie is namelijk gericht op het primaire proces en zo staan ze minder stil bij de zorg voor de medewerkers, de wetten en regels.”

Wiets spreekt uit ervaring dat het vaak vergeten koek is en dat organisaties bijna niet meer stil staan bij de personeelszaken en belangrijke wetten. Middels deze digitale kennisbron hoeven organisaties ook geen moeite meer te doen om bij te blijven, zij kunnen met gemak alles omtrent personeelszaken, wet- en regelgevingen daar in vinden.

Een last van de schouders

Daarnaast neemt het een last van de schouders van leidinggevenden, managers of directeuren.

-“Waar je vroeger een handboekje had met allerlei losse papiertjes, heb je nu het digitale personeelshandboek waar alles onder andere over personeelszaken in staat. Dit ontzorgt de manager, de leidinggevende of de directeur. Zij zijn vaak het aanspreekpunt van medewerkers met bijvoorbeeld vragen omtrent verlof, ziekte of loon.”

-“Het beantwoorden van deze vragen en het voorzien van informatie is een extra zorg en taak voor deze partijen. Bij het gebruik van het personeelshandboek wordt het mogelijk gemaakt dat de medewerkers niet eens meer bij ze hoeft aan te kloppen. Nee, deze medewerkers krijgen eigen inloggegevens zodat zij zelf toegang hebben om de juiste informatie te zoeken.”

-“Met een druk op de knop kunnen ze gelijk antwoord krijgen op al hun vragen. Het is erg overzichtelijk ingericht, dit maakt het voor iedere gebruiker gemakkelijk om de juiste informatie te vinden.”

Altijd en overal

Tevens is het handboek overal gemakkelijk te raadplegen. Een medewerker zit in de trein en wil graag verlof voor de week erop regelen. De medewerker kan het personeelshandboek via zijn mobiel, laptop of tablet raadplegen en vindt de informatie over hoe verlof aangevraagd kan worden. De medewerker is in staat om op dat moment gelijk verlof te regelen volgens de procedures. Overal en op elke manier is het dus mogelijk om snel en gemakkelijk de juiste informatie te vinden.

Het sluit aan

Ideaal toch zo’n handboek? Je blijft actueel, het ontzorgt en iedereen binnen de organisatie kan er gebruik van maken op ieder moment en overal. Dit is toch een goede oplossing voor iedere organisatie die behoefte aan structuur, duidelijkheid en actualiteit heeft omtrent personeelszorg en wet- en regelgeving.

Jennifer Beumer, student HRM Saxion Deventer, stagiair Symion

Symion, Professionals in Talent

Comments are closed.