Neem Initiatief

Ik hoor het managers wel eens tegen anderen zeggen: ‘neem eens initiatief’. Maar dit kan helemaal niet. Wanneer iemand initiatief neemt als het is opgedragen, is het geen initiatief meer. De essentie van initiatief nemen is immers dat het van de persoon zelf uitgaat. Van nature is iedereen geneigd initiatieven te nemen.

Kinderen
Als vader van drie kinderen heb ik het vaak genoeg meegemaakt. Juist wanneer het even niet uitkomt neemt een van de kinderen ‘initiatief’. Meestal is dat in de vorm van gedrag wat uitermate ongewenst is (muren schilderen) of gevaarlijk (drukke straat oversteken). Natuurlijk vind je dat initiatief nemen goed is. Ze ondernemen van alles, zijn actief, onderzoeken de wereld, ontdekken hun eigen kwaliteiten en tekortkomingen. Ze leren er van. Bovendien ervaren ze dat wanneer een initiatief goed uitpakt het succes en voelen ze zich trots. Het zelfvertrouwen groeit.

Het belangrijkste wat ze moeten leren is dat het resultaat van hun initiatief niet ten koste mag gaan van anderen of de omgeving. Er zijn dus grenzen. Die moeten ze ook leren.

Wanneer dit proces van initiatief nemen eenmaal op gang is, versterkt dit zich zelf. Ze nemen steeds meer initiatieven, ze zien mogelijkheden en leren hoe deze te gebruiken.

Wat ook mooi zichtbaar is, is de verschuiving. Als ze jong zijn ontplooien ze vooral initiatieven die voor henzelf voordelen opleveren. Later evolueert dat tot initiatieven die opbrengsten voor henzelf én de omgeving opleveren.

Nog weer later leren ze dat ze, om iets voor elkaar te krijgen moeten samenwerken met anderen. Ze krijgen dingen niet alleen voor elkaar en zoeken anderen op om samen tot een resultaat te komen.

Cirkels
In dit proces herken ik een fasering die als concentrische cirkels (steen in het water) steeds verder uitgroeit.
De eerste fase, de basis, is het zien van kansen en mogelijkheden.
De tweede is die van actie. Handelen om de kans om te zetten in resultaat.
De derde fase is die van aandacht voor de omgeving. Resultaten zijn er niet alleen voor persoonlijk gewin, maar dienen ook anderen.
De vierde fase is die van het betrekken van anderen bij het realiseren van de resultaten.
Een laatste fase zou zijn dat degene die de kansen en mogelijkheden ziet niet zelf in actie komt, maar anderen inspireert om in actie te komen.

Ontwikkeling
Ik noem het concentrische cirkels, omdat het bij iedere fase noodzakelijk is de voorgaande fases te hebben doorlopen. Zonder het inzicht van de voorgaande fase is groei naar de volgende fase onmogelijk. Sommigen hebben dat heel snel door. Die maken zo snel stappen dat het lijkt alsof de voorgaande fases zijn overgeslagen. Hoe meer je je bewust bent van deze groei, hoe beter het je lukt hierin vooruitgang te boeken. Ik vergelijk deze ontwikkeling ook wel met die van de ontwikkeling naar taakvolwassenheid. Uiteindelijk kun je heel veel werk aan medewerkers overlaten, voelen zij zich gewaardeerd en verlopen processen soepeler met een hoger rendement. Door goed delegeren bereik je meer met minder inspanningen.

Belemmeringen wegnemen
In organisaties moedigen we initiatief dan ook vaak aan. Helaas voelen veel medewerkers daarbij het dilemma van de regelgeving. Initiatieven wijken vaak af van de gangbare, voorspelbare procedures. Dat kan op afkeuring uitdraaien. Als dat al eens is gebeurd, zie je vaak terughoudend gedrag ten aanzien van initiatieven. Jammer, want hiermee gaan heel veel kansen, ideeën verloren.
Wat is de goede cultuur en sfeer die maakt dat initiatieven voldoende ruimte krijgen? Dat mensen kansen zien en nemen? Welke ‘regels’ stimuleren dat, zonder dat het direct fout gaat? Dit zijn de vragen die het management van organisaties zich zouden moeten stellen. Immers, hoe meer medewerkers meedenken en ideeën aanleveren hoe meer kansen om tot meer of betere resultaten te komen, of tot lagere kosten, of een combinatie van beide. Het is dan strikt noodzakelijk dat medewerkers de doelen van de organisatie kennen, zodat ze initiatieven ontplooien die aan die doelen bijdragen. Tevens is het van belang uitgebreid te communiceren over initiatieven. Niet alles kan men oppakken en dat moet goed uitgelegd worden. Anders smoor je de energie bij de initiatiefnemer. Maar ook is het handig de samenhang tussen meerdere initiatieven en met het reguliere werk goed aan te brengen, zodat de maximale opbrengst ontstaat.

Stimulans
Ouders stimuleren hun kinderen in het nemen van initiatief. Zij begeleiden hen bij het leren van de juiste balans tussen het nemen van initiatieven en het rekening houden met de omgeving. Net zo zouden managers hun medewerkers moeten stimuleren initiatieven te nemen met inachtneming van de regels. Medewerkers help je door de kaders aan te geven met de speelruimte, duidelijkheid te geven over de doelen van de organisatie en een sfeer van vertrouwen en veiligheid te creëren die experimenteren stimuleert. Als dit lukt, zullen managers steun ervaren van hun medewerkers in het verbeteren van de organisatie, de sfeer en de resultaten. Net als ouders die blij zijn dat hun kinderen zich zelfstandig ontwikkelen.

Jan Boekestijn

Comments are closed.