Een dossier is in P&O een verzameling documenten
Een dossier is, in P&O termen, een verzameling van documenten, beoordelingen, verslagen, notulen, brieven, e.d. die horen bij een personeelslid. Een dossier is hiermee in feite een overzicht van afspraken en het functioneren van de betreffende medewerker. Dossiervorming heeft echter voor de meeste betrokkenen een negatieve bijklank. Dossiervorming wordt gezien als het verzamelen van bewijs om van een medewerker af te kunnen.
De andere kant van een dossier
Dossiervorming heeft echter ook een andere kant. Stelt u zich eens voor; Als medewerker presteert u goed, u krijgt goede beoordelingen en de relatie met uw leidinggevende is goed in orde. Voor uw persoonlijk functioneren maakt u afspraken over ontwikkeling en uw wens om voor promotie in aanmerking te komen is bekend bij uw leidinggevende. Helaas vertrekt uw leidinggevende en zijn opvolger neemt de zaak over. Als uw afspraken, wensen, ontwikkelingen en beoordelingen niet zijn vastgelegd, kunt u weer opnieuw beginnen met alle vervelende bijwerkingen van dien. Dus in dit geval zal dossiervorming voor u, als werknemer, in uw voordeel werken.
Dossiervorming is echter ook van belang voor u als werkgever om minder goed presterende medewerkers te volgen. Na meerdere gesprekken besluit u dat u niet verder kunt met uw medewerker en u bereid een ontslagaanvraag bij het UWV voor. Nu wordt het dossier dat u heeft opgebouwd van groot belang.
Ieder dossier moet worden opgezet alsof het aan een rechter voorgelegd gaat worden. Ook al is dit in 95% van de gevallen niet het geval, toch moet het dossier met die opzet en zorgvuldigheid worden samengesteld. Mocht het dossier uiteindelijk bij een rechter ter tafel komen, dan zal uit het dossier moeten blijken dat er vanuit de werkgever a) ter goeder trouw, b) bereidwillig en c) oplossing zoekend gehandeld is. Het moet een verslag zijn van goed ondernemerschap, waarbij de medewerker in staat is gesteld eventuele misstanden op te lossen en daarin door zijn werkgever is ondersteund.
Het ongelijkheidsbeginsel
In de rechtspraak wordt het zogenaamde ongelijkheidsbeginsel gehanteerd. Dit houdt in dat de werkgever meer mogelijkheden heeft dan de werknemer en dus meer z’n best moet doen om tot een oplossing te komen. Van de medewerker mag verwacht worden dat die werkwillig is en zich constructief opstelt. Onwelwillendheid wordt doorgaans door de rechter slecht opgevat.
Dit heeft een aantal consequenties
- Een document in een dossier is alleen rechtsgeldig als de medewerker ervan op de hoogte is, of althans kennis heeft van de inhoud. De vorm van het document is dan minder van belang. Het kan een mail, verslag, notulen of een (aangetekende) brief zijn, maar het gaat er om dat de medewerker van de inhoud op de hoogte is. Het laten ondertekenen van een brief is het beste, maar dus niet altijd noodzakelijk. Als aangetoond kan worden dat een document door de werknemer is ontvangen, kan worden aangenomen dat de ontvanger op de hoogte is van de inhoud. Een werknemer kan zich dus niet verschuilen achter “ik heb de brief ongeopend verscheurd”.
- Als een serie van mondelinge afspraken niet wordt nagekomen, moet in een mail of brief gerefereerd worden aan die mondelinge afspraken met datum, onderwerp en een kort verslag van wat er besproken en afgesproken is.
- Afspraken die worden gemaakt om misstanden op te lossen zullen altijd een redelijke periode moeten hebben. Zo kun je niet verwachten dat een medewerker een opleiding in een half jaar afrond waar normaal gesproken 2 jaar voor staat.
- Alle acties die het bedrijf heeft ondernomen om de medewerker te laten werken moeten ook worden gedocumenteerd. Dit kunnen aanbiedingen van aangepast werk zijn; aanpassingen van de werkplek; aanpassingen van de werktijden en arbeidstijd.
- Medewerkers die om medische redenen niet meer in staat zijn om het oorspronkelijke werk uit te voeren kunnen aangepast werk aangeboden krijgen. Ze zijn verplicht om dit aangepaste werk te accepteren. Eén en ander binnen grenzen uiteraard. Zo kun je van een CNC operator best verlangen dat hij eenvoudige administratieve handelingen op kantoor verricht, maar niet dat hij de financiële verslaglegging tot zijn verantwoordelijkheid krijgt.
Kortom; een dossier opbouwen en onderhouden is voor zowel de werknemer als de werkgever van groot belang en vormt een essentieel onderdeel in het aanpakken en oplossen van onderlinge problemen in werksituaties, maar zeker ook bij de persoonlijke ontwikkeling van mensen.
Fernando Estarippa, Lid-Eigenaar Symion Coöperatie