Het managen van verwachting

Het managen van verwachting

Het managen van verwachting 640 480 Symion, Professionals in Talent

Wil je even koffie zetten?

Vele misverstanden ontstaan tussen mensen, omdat de ene persoon een heel ander beeld vormt van een situatie, dan de ander. Het wordt er meestal ook niet duidelijker op als je elkaar niet teruggeeft hoe je een en ander hebt begrepen. Toch is juist dat de dagelijkse praktijk.

Ik geef een recent voorbeeld uit mijn privé situatie: Mijn vrouw en ik hadden onlangs onze vrienden te eten en na het eten vraagt mijn vrouw of ik even koffie wil zetten. Welwillend als ik ben zeg ik dat ik dat natuurlijk graag doe. Maar ondertussen vervolg ik het gesprek waarin ik nog verwikkeld ben. Na enige tijd sta ik op om de koffie te zetten en blijkt mijn vrouw dat al gedaan te hebben. Ze bijt me, niet al te vijandig toe: ‘Als ik op jou moet wachten…’

We hebben elkaar blijkbaar niet goed begrepen: Mijn vrouw, die van me hoorde dat ik dat zou doen, moet gedacht hebben: dat gaat hij nu onmiddellijk doen. Ik, die de vraag van mijn vrouw meteen beantwoordde, dacht: ‘We hebben het eten nog maar net op en ik ben nog lekker in gesprek, dus die koffie zal ik straks even zetten’.

Gelukkig wisten we beide de vrede te bewaren en kreeg ik alsnog de eer om de vers gezette koffie tot Irish coffee te verwerken, iedereen blij! Maar…, is de beschreven situatie voor jou herkenbaar? Zie je hoe snel je een misverstand hebt en hoe dat komt door allebei een andere perceptie van de vraag en het antwoord te hebben?

Misverstand

Volgens mij komt dit heel veel voor en gebeurt dat maar zelden door verkeerde intenties. Waar komt het dan wel door? Volgens mij komt het doordat de een bij het stellen van de vraag al een zo helder beeld van de uitvoering voor ogen, dat het bij hem of haar niet opkomt om te vragen of de ander datzelfde beeld heeft.

Als mijn vrouw me bijvoorbeeld had gevraagd: Wil je ‘nu’ even koffie zetten, dan had ik wellicht kunnen zeggen: ‘Ik wil even dit gesprek afmaken’. Haar reactie had kunnen zijn: ‘Oké, prima’ of als er meer druk op de ketel staat: ‘Dan doe ik het zelf wel even’. Ik had bij het stellen van die vraag ook kunnen zeggen. ‘Als het nu direct moet, wil je het dan zelf even doen’.

Je voelt wel, zo spreken we in het algemeen niet met elkaar, ondanks het feit dat dat veel misverstanden zou kunnen voorkomen. Dat we doorgaans aan een half woord genoeg hebben, is dus geen garantie voor het vermijden van miscommunicatie. Misschien wel juist niet!

Hoe dan wel?

Het is zaak in te zien dat anderen iets maar zelden precies zo duiden als jij dat doet. Dat heeft wellicht iets met de verschillende persoonlijkheden te maken. Iemand die bijvoorbeeld wat flegmatisch is, vormt een heel ander beeld bij de vraag, dan iemand die nogal gericht is op structuur. Geen wonder dat dat zo maar tot misverstanden kan leiden. Ik ga ervan uit dat je in een respectvolle relatie er niet op uit bent om misverstanden te veroorzaken, temeer daar die naar mijn weten nooit de efficiëntie in de communicatie of de samenwerking bevorderen.

En als je wel efficiënt wilt communiceren, dan is enige afstemming essentieel: Iets in de trant van ‘Vind je het goed dat ik eerst het gesprek afmaak en dan even koffie zet?’ Dat er sprake is van gelijke verwachtingen tussen betrokken personen.

Als je misverstanden wilt voorkomen, is het dus niet overdreven om nog even te vragen of je elkaar goed begrepen hebt.

Als het je opvalt dat bij jou op de afdeling regelmatig sprake is van misverstanden, dan zou dit mechanisme wel eens de oorzaak kunnen zijn. Daar is heel goed wat aan te doen. Uit respect voor de mensen die met elkaar samenwerken. Ik kan jou en je collega’s helpen dit op te lossen. Door, rekening houdend met ieders persoonlijkheid, beter met het managen van verwachting om te gaan.

Bel of mail me maar. En om de verwachting even goed te managen: dat kost je maximaal een uur van je tijd, 2 kopjes thee of koffie en levert je beslist een andere kijk op miscommunicatie op.

Behoefte aan overleg of zo maar een gesprek? Bel me via 06-15063731 of mail alex@symion.nl

Alex Janssen, coach van professionals.

Laat een reactie achter