Waarom OrgdoX?

Vrijwel elke organisatie van enige omvang maakt gebruik van een flink bestand aan documenten op het gebied van personeelsplanning en personeelsmanagement. Organisatieschema’s, functie-beschrijvingen, competentieprofielen, beoordelingsdocumenten, Pop’s, etc.
Het beheer en onderhoud daarvan vergt tijd en energie. Niet bijhouden is geen optie. Structuren, functies, rollen, afspraken, etc. veranderen en als dat niet wordt bijgehouden, is de informatie al snel niet meer bruikbaar voor planning- en andere doeleinden.

OrgdoX facilitieert HRM-innovatie via het gericht verwerken, beheren en visualiseren van gegevens, informatie, documenten, etc. inzake organisatiestructurering en personeelsmanagement.

OrgdoX:

Organieke organisatiestructuur

In OrgdoX wordt door het management stapsgewijze de totale organiek gewenste organisatiestructuur vanaf de top opgebouwd. Functiebeschrijvingen worden aan functienamen in de schema’s gehangen en zijn via “aanklikken” te raadplegen. Op basis van de ingevoerde gegevens kunnen schema’s van de organiek gewenste organisatiestructuur worden gegenereerd en afgedrukt. Per eenheid wordt zichtbaar gemaakt wat de te begroten primaire salariskosten zijn na invoering van de ingevoerde ideaaltypische bezettingsomvang per functie. Voorstellen voor aanpassing van de organisatie- en functiestructuur kunnen gevisualiseerd worden in schema’s.

Ingevoerde documenten worden binnen de organisatie beheerd en onderhouden en kunnen door alle daartoe geautoriseerde medewerkers worden geraadpleegd en afgedrukt. Géén achterhaalde schema’s meer of verschillende versies van functieprofielen. Wat in OrgdoX staat is immers de standaard!

Feitelijke organisatiestructuur

Niet altijd is de feitelijke structuur van een organisatie bij managers voldoende bekend:

Na invoering van gegevens genereert OrgdoX schema’s van de feitelijke organisatie zoals die er op dat moment uitziet. Schema’s worden niet opgeslagen maar telkens opnieuw gegenereerd. Veranderingen in input veroorzaken aanpassingen in de schema’s. Input kan ook worden aangeleverd via koppeling met bestaande personeelsinformatiesystemen. Vergelijking van organieke en feitelijke schema’s geeft organisaties inzicht in de verschillen tussen wens en werkelijkheid en geeft handvatten voor beleidskeuzen.

Persoonlijke kwaliteiten

Een functiebeschrijving zal idealiter ook informatie bevatten over de organiek vereiste (gedrags-) competenties, kennis en vaardigheden. Een dergelijk compleet document vormt de basis onder werk- en ontwikkelingsafspraken met medewerkers.

OrgdoX bevat een eigen bestand aan competenties, definities en gedragsvoorbeelden welke door licentiehouders vrij te gebruiken zijn. Daarnaast bevat OrgdoX een scala aan e-formulieren tbv het maken van (ontwikkelings-) afspraken en het voeren van beoordelings- en functioneringsgesprekken (o.a. 360° feedback).

Digitaal Medewerker Dossier

OrgdoX kent een Digitale Medewerker Dossier (DMD). Een medewerker kan in OrgdoX in eigen beheer een dossier bijhouden waarin alle relevante informatie is opgenomen die te maken heeft met haar/zijn presteren, functioneren en persoonlijke ontwikkeling. (CV, behaalde certificaten, diploma’s, gevolgde opleidingen, speci-fieke werkervaring, gerealiseerde projecten, POP-afspraken, beloningsafspraken, beoordelingen, etc. Een DMD voorkomt dat informatie, belangrijk voor de medewerker of de organisatie niet wordt gebruikt of verloren gaat. Bijvoorbeeld door interne verplaatsingen, reorganisaties of vervanging van de leidinggevende. Voor organisaties die meer projectmatig werken, is actuele en toegankelijke informatie over werkervaringen van medewerkers van belang bij de selectie voor nieuwe opdrachten of projecten.

Medewerkers beheren zelf het eigen dossier en bepalen wie toegang krijgt. Sommige documenten (o.a. mbt belonen en beoordelen) zijn alleen in te zien en uit te printen en niet door de betrokken medewerker aan te passen of op te slaan.

Orgdox als Managementtool

OrgdoX integreert HRM-gegevens tot handzame en eenvoudig toegankelijke managementinformatie. Managers kunnen op simpele wijze inzicht verwerven waar de verschillen zitten tussen “wens“ en “werkelijkheid” en in eigen beheer “experimenteren” met aanpassingen in de organieke structuur en bezetting van (onderdelen van) de organisatie zonder dat dat direct moet worden geïmplementeerd. Loonkosteneffecten van aangebrachte aanpassingen worden direct zichtbaar.

Naast verwerven van kennis en inzicht (dashboard) is OrgdoX bruikbaar als communicatiemiddel. Het kunnen vergelijken van (afdrukken van) diverse structuurvoorstellen met de feitelijke organisatiesituatie faciliteert effectieve en efficiënte (strategische) beleidsdiscussies.

Medewerkers hebben met hun eigen DMD een adequaat middel in handen om hun eigen inzetbaarheid hun ontwikkelings- en loopbaanplannen en -wensen kenbaar en zichtbaar te maken. OrgdoX geeft managers en medewerkers niet alleen het gereedschap in handen maar nodigt hen ook uit om zich bewust te worden van de eigen situatie (situational awareness) en van de noodzaak om zelf actief inzake de (eigen) situatie en belangen te regisseren, te sturen en te beslissen.

OrgdoX in licentie

OrgdoX kan worden gebruikt door organisaties die daartoe een gebruikerslicentie hebben afgesloten. De kosten voor de licentie zijn afhankelijk van het gebruik dat een organisatie van OrgdoX maakt. In het licentiebedrag zijn de kosten voor servergebruik en een (beperkt) gebruik van de OrgdoX-helpdesk inbegrepen. OrgdoX werkt op een eigen (dedicated) server welke in beheer is bij Inorm.

Een interne beheerder van OrgdoX (veelal de HR-manager) is verantwoordelijk voor het verlenen van toegang aan managers en medewerkers. Ook is zij/hij verantwoordelijk voor het vullen van OrgdoX met gegevens, formulieren, documenten, etc. OrgdoX bevat zelf een scala aan formulieren, documenten en functiebeschrijvingen welke (meestal) vrij kunnen worden gebruikt.

OrgdoX levert deskundigen (trainers, adviseurs, ICT- en lay-out specialisten die organisatie helpen bij het aanpassen van OrgdoX op specifieke wensen, het toepassen van (onderdelen van) OrgdoX en het verzorgen trainingen in het gebruiken van OrgdoX.